Собрания и планёрки в России обычно ассоциируются с напрасной потерей времени. Может, поэтому в нашей деловой культуре редко встречается практика сбора коллектива для обсуждения рабочих вопросов.

Однако при соблюдении некоторых правил «планёриться» может быть полезным для сотрудников. Как же провести рабочую встречу предельно эффективно и быстро? В этом материале собран максимум ценного: этапы внедрения планёрки, её необходимые элементы, пошаговые инструкции проведения и некоторые важные неочевидные нюансы. Приступим!

Что такое планёрка

Худший результат – когда после собрания остаётся впечатление, типа «снова поговорили ни о чём». Но это вовсе не повод делать поспешный вывод, что планёрки в целом неэффективны. Негативный результат связан прежде всего с неумением проводить их.

Чтобы в самом начале определиться с терминологией, объясним это понятие.

Планёрка – это непродолжительная по времени встреча сотрудников для оценки выполненных и определения хода текущих задач

В этом определении ключевое слово «непродолжительная». Именно в краткости заключено основное отличие планёрки от, к примеру, более основательного совещания. Конечно, в любой компании процессы индивидуальны, но стоит установить формальный предел длительности такой встречи – не более часа. Всё, что серьёзно выходит за рамки 60 минут, будем рассматривать как совещания.

Разновидности планёрок

Если поначалу может показаться, что каждый сбор сотрудников одинаков, то на практике они различаются. Критерием разделения служат цели, структура, продолжительность и прочее. И если уж планёрка планёрке рознь, то стоит знать их виды, чтобы умело применять именно те, что вам необходимы сейчас.

Частота проведения

Условно здесь можно выделить ежедневные, еженедельные и ежемесячные планёрки. Отметим, что, как правило, в компании принят какой-то один вид, остальные не проводятся, так как считаются ненужными. Между тем, у каждого типа свои цели и задачи, а значит они по-своему необходимы и проводятся по-разному.

• Ежедневная планёрка требуется, если в компании внедрена особая система мотивации, и деятельность коллектива чрезвычайно активна. Не выходите за пределы 15 минут, пусть всё будет лаконично и максимально по делу;
• Еженедельная позволяет подвести итоги минувшей недели и определиться с планами на предстоящую. Длиться может по-разному, но в целом не дольше получаса;
• Планёрка, приводящаяся ежемесячно – это ключевое и потому обязательное событие в жизни компании, так как здесь даётся оценка работы за весь месяц. Ограничение по времени – час.

Нередко на практике ежемесячная планёрка расширяется до двух-трёх часов. Говоря строго, это уже не планёрка, а полноценное совещание. Впрочем, нам важнее назначение, а не формальное наименование, поэтому при наличии множества вопросов для обсуждения можно допустить месячную планёрку длительностью до трёх часов. Главное – всё время уделять именно делу.

Также отмети-м, что в компаниях может возникнуть необходимость обсудить срочный вопрос. Для этого созывается уже внеплановая планёрка, которая от системной отличается предельной краткостью. Озвучили проблему, выслушали мнения и возможные решения – и возвращаемся к текущей работе.

Далее переходим к классификации по тематике.

Тема планёрки

Обычно в деловой практике планёрки предназначены для оценки проведённой работы и подведению итогов по отделам. Но кроме традиционного формата существует несколько других, о которых сейчас и поговорим.

• Мозговой штурм – обычно непродолжительный сбор коллег в небольшой группе для генерации новых идей по насущной теме;
• Распределение имеющихся задач – по итогам такой планёрки каждый должен получить определённый фронт работ на ближайшее время;
• Один вопрос – часто такая планёрка представляет собой внеплановый сбор для обсуждения важного отдельного вопроса;
• Планёрка-мотивация– служит для зарядки коллег мотивацией, особенно в непростой, стрессовый рабочий период; не стоит умалять важность таких собраний, ведь коллег периодически просто необходимо мотивировать, и планёрка для этого – отличный инструмент;
• Информационная – распространённый тип планёрки, на которой руководителем озвучивается текущая ситуация в компании;
• Планёрка-обучение – за короткое время не получится пройти обучающий курс, но передать сотрудникам небольшую порцию знаний – возможно вполне. Например, проконсультировать по применению новой программы. Это не будет скучно и точно станет полезным.

На практике редко удаётся провести планёрку определённого типа, так как на обсуждение могут выноситься самые разные вопросы и темы. Иногда собрание может быть похожим на настоящий «снежный ком». Но и это на самом деле не плохо. Главное – уделить нужное время всему важному и стараться быть максимально эффективными в этот период. Чтобы затянутое время проведения не сделало в итоге планёрку бесполезной.

Стоит выделить наиболее важное в текущий момент и сосредоточиться на этом. Тактика «галопом по Европам» неприемлема, от такого собрания действительно будет мало информации и пользы.

Из чего состоит эффективная планёрка

До того, как изучить пошаговые методики проведения планёрок и представить возможные шаблоны, сосредоточимся на обязательных элементах. Ведь на самом деле важно не только что проводить, но и как это сделать наиболее полезно. Итак, без чего невозможна планёрка?

• Повод – с этим предельно ясно, любое собрание бессмысленно без повода. И о нём должны быть извещены все участники;
• Сами участники – стоит заранее продумать круг необходимых на встрече сотрудников и предупредить их о собрании. Отсутствие важного человека может сделать планёрку бесполезной;
• Место проведения – офисное помещение, конференц-зал или же просто коридор, всё решается без труда. При работе на удалённой основе не обязательно собирать всех вместе, объединить нужных людей позволит тот же скайп или вайбер;
• Время проведения – определитесь с конкретным временем, и желательно, чтобы оно стало постоянным, в таком случае у работников выработается необходимая привычка;
• Регламент – вы должны продумать и сообщить всем остальным примерный хронометраж встречи и обсуждаемые темы;
• Нужные материалы – подготовьте заранее необходимые документы, инфографику, можно предварительно провести рассылку материалов для подробного ознакомления с ними;
• Куратор – тот, кто проводит планёрку, директор либо начальник определённого отдела. Но ведущим запросто может быть назначен и рядовой сотрудник;
• Также возможно внедрение должности секретаря, который зафиксирует в протоколе итоги планёрки для их последующего распространения.

При грамотном продумывании каждого элемента вы сможете значительно повысить эффективность регулярных и внеплановых рабочих встреч. Ведь вы заблаговременно подготовлены ко всему и будете представлять сценарий события, свою речь и многое другое.

Разумеется, в этом списке много очевидного. Однако на его основе вы наверняка сможете выработать несколько идей, как улучшить проведение планёрок, если пока что от них не так много пользы.

Примерный план собрания

Шаблоны и образцы не берут в учёт специфики разного бизнеса. Однако при умелом подходе предлагаемый план можно без труда адаптировать к потребностям именно вашей компании. Поэтому предлагаем ознакомиться с примерным образцом, как провести планёрку и чем её наполнить.

Возьмём для примера планёрку еженедельного типа, длительностью до 30 минут. Провести её будет оптимально в начале недели в 9 часов утра, ведь в после выходных работник максимально полон сил, к тому же в утренние часы наиболее эффективен.

1. Подведение недельных итогов;
   1.1 Продажи в целом по компании;
   1.2 Продажи по отделам;
   1.3 Эффективность продаж отдельных менеджеров;
   1.3.1 Выполнение KPI;
   1.3.2 Ключевые показатели (конверсия, средний чек и т.д.);
   1.3.3 Текущий показатель зарплаты;
   1.4 Промежуточные итоги;
2. Возникшие за неделю трудности;
   2.1 Почему снизились продажи;
   2.2 Ищем решение;
3. Планы на будущую неделю;
   3.1 Идеи от работников;
   3.2 Акции;
   3.3 Постановка задачи и целей;
4. Полезный тренинг

Итак, в этом плане изложен типичный сценарий, по которому можно раз в неделю отслеживать активность компании, оценивать показатели, озвучивать и решать актуальные проблемы. Разумеется, ежедневная планёрка менее масштабная и будет содержать меньше пунктов. При этом планёрка месячная наоборот более объёмная, так как сказывается более продолжительный рассматриваемый период работы.

В любом случае на основе образца вы без труда сформируете ваш индивидуальный график и план собраний, исходя из особенностей своей компании – занимаетесь ли вы оптовыми продажами или реализуете товары в разницу, налаживаете работу физических магазинов, оказываете услуги или руководите онлайн-бизнесом.

Несколько «фишек» для эффективной планёрки

Даже если ваши планёрки проходят умело и дают ощутимую пользу, кое-что улучшить можно всегда. И поэтому предлагаем некоторые нюансы, которые позволят повысить эффективность ваших деловых встреч.

• Используйте цифровые технологии – если по какой-то причине собраться всем вместе не получится (сотрудник в отпуске и прочее), то это не повод для отмены встречи, а возможность провести её при помощи скайпа. Проводите собрание оффлайн и онлайн, это не менее эффективно;
• Поощрения за присутствие – если опоздавших или отсутствующих можно «наградить» штрафом, то не забудьте поощрить тех, кто с вами. Не пропустил ни одной планёрки – получи полезный бонус, премию, например;
• Исключительно позитивный настрой – на каждой встрече ведите речь в ключе «что из сделанного было очень хорошо», к остальному подходите с позиции «как это улучшить»;
• Соблюдение регламента – отводите на каждый блок определённый период времени и тренируйтесь соблюдать его. Говорящий выходит за рамки – обрывайте речь. Вначале может показаться нехорошо, но со временем сотрудники войдут в ритм;
• Опоздавшие – без стула, по этому принципу все пришедшие не вовремя не только получают замечание и презрение, но также остаются до конца планёрки стоя;
• Исключаем перекусы – приготовить кофе и съесть пару печенек можно только до собрания, после старта любая еда не допускается;
• Бонус для активных – подготовьте небольшое вознаграждение для тех, кто проявил инициативу, активность во время планёрки. Даже если это будет символическая мелочь, позитив работнику уже обеспечен;
• Как подвести итоги – Когда вы уже закругляетесь, пусть выбранный секретарь подведёт итоги планёрки и распространит их, поместит на видном месте.

Вместо заключения

Готовясь к планёрке возьмите за правило задавать себе несколько вопросов:

• Все ли отобранные для встречи вопросы необходимо решать сейчас и не откладывая?
• Что полезного вынесут с планёрки каждый её участник?
• Как событие повлияет на их работу, какие изменения произойдут?
• Собраны ли все нужные сведения?
• Можно ли уладить проблему иным путём, без сбора коллектива?

Учитывайте представленные простые принципы эффективности планёрок, постоянно акцентируйте внимание людей на ключевом, придерживайтесь позитивного либо нейтрального тона. Поощряйте участников встречи за высказанное личное мнение.

В этом случае вы сможете за короткое время провести наиболее продуктивные собрания и получить нужную степень эффективности от каждого участника команды. И ни у кого не возникнет ощущение бесполезности только что прошедшего общего сбора.